El éxito de un evento dependerá en gran parte de una buena planificación por parte de los organizadores. Una de las cosas más importantes es no perder de vista el presupuesto, que tiene que estar perfectamente confeccionado para que sea útil.
Gracias al presupuesto se puede hacer una correcta administración y planificación de los gastos que supondrá la organización y realización de cualquier evento virtual, híbrido o presencial.
¿Por qué es necesario un presupuesto?
Uno de los primeros pasos para planificar un evento es la preparación de presupuesto con la predicción lo más ajustada posible de gastos y ganancias, consiguiendo un equilibrio que ayudará a determinar cuál sería el éxito financiero del evento y los objetivos para llegar a él.
Gracias a los presupuestos es posible tener una visión realista, clara y amplia de los recursos económicos necesarios para organizar el evento. Esto ayudará a hacer una correcta administración de los fondos para contratar todos los servicios necesarios y, al mismo tiempo, poder comprobar si los ingresos o beneficios generados durante el evento han superado o no a los gastos.
¿Qué se debe considerar en el presupuesto de un evento?
Para conseguir un buen presupuesto se deben enumerar todos los gastos e ingresos posibles.
Por un lado, se anotan los costes fijos, es decir, aquella cantidad necesaria para llevar a cabo el evento y que deben cubrir independientemente de cualquier imprevisto. En él se detallan los costes de producción, gastos de personal, elementos decorativos y, por supuesto, el alquiler del lugar donde se hará el evento. También se consideran gastos fijos todo el equipamiento técnico necesario, transporte y alojamientos. Por otro lado, se señalan los costes variables según la cantidad de asistentes: material de acreditación, servicio de catering e, incluso, personal temporal si lo hubiera.
También es importante tener en cuenta una serie de imprevistos que pudieran surgir durante el desarrollo del evento, para poder hacerles frente si se diera la situación. Por esta razón, es importante que no pierdas de vista los fondos.
Una vez que hayas creado tu presupuesto, es importante realizar un seguimiento continuo durante la preparación del evento para asegurarte de que todo entra dentro de lo estipulado y que no se ha generado ningún gasto imprevisto.
Ajustar el presupuesto
Preparar un presupuesto puede ser una tarea complicada y que conlleve muchos quebraderos de cabeza. Como organizador, puedes tratar de reducir costes teniendo en cuenta varios factores, especialmente si se trata de la organización de un evento híbrido donde se mezcla lo presencial o con lo virtual:
- Cuanto más cercana a la fecha del evento se realicen las reservas, más caro será todo. Por eso, intenta reservar tanto el lugar de organización del evento como el transporte y alojamiento, si fuese necesario, con la suficiente antelación para conseguir la oferta más económica.
- Para ahorrar costes, puedes buscar diferentes patrocinadores que puedan tener interés en que su marca esté presente en el evento. Eso te ayudará a conseguir financiación.
- Por supuesto, una de las mejores opciones para abaratar costes es acudir a los proveedores que mejor relación calidad-precio tienen. Parte de ese ahorro también vendrá dado por el lugar en el que están esos proveedores. Si son locales, todo será mucho más sencillo y económico.
- Si no es la primera vez que realizas un evento y es en formato híbrido, puedes reutilizar material de un evento a otro.
Comunicación y difusión
Otro aspecto importante a tener en cuenta para incluir en el presupuesto es la cantidad de dinero que irá destinada a la difusión y publicidad del evento.
Uno de los principales objetivos de un evento, especialmente si es online, es llegar a un número mayor de público: patrocinadores, colaboradores, asistentes, ponentes y medios. Para conseguir este objetivo, las herramientas digitales son esenciales. Existen muchísimos canales que se pueden utilizar y en los que es necesario invertir para generar publicidad relacionada con nuestro evento: Facebook, Instagram, Twitter, Youtube, TikTok, Linkedin, etc. También se pueden generar notas de prensa y generar una estrategia de email marketing.
Por supuesto, es imprescindible contar con un servicio de atención al cliente para atender a los asistentes de la mejor manera posible y responder a todas sus preguntas.
Analiza el rendimiento del evento online
Las estadísticas en la organización de eventos online son un recurso imprescindible, tanto para la evaluación de un evento en tiempo real como para tener el conocimiento necesario de cara a la organización futuros eventos conociendo de antemano qué ha funcionado y qué no.
El conocimiento de todos estos datos permite ofrecer experiencias personalizadas, además de tener la capacidad de poder adaptarse a las distintas circunstancias. Disponer tanto de datos cuantitativos como cualitativos, facilita el camino para llegar a las conclusiones acertadas y generar eventos de éxito.