Las nuevas tecnologías han propiciado facilidades a la hora de organizar diferentes eventos permitiendo que sean online. La celebración de eventos virtuales ha ganado terreno en los últimos años, especialmente debido a la pandemia. Gracias a la digitalización podemos acudir a distintas celebraciones sin salir de casa, pero es importante que la organización de este tipo de eventos sea tan cuidada como si de una edición presencial se tratara.
Organizar un evento virtual va mucho más allá de realizar un directo a través de las redes sociales. Esto conlleva un trabajo y un desarrollo que debe ser definido según los objetivos que se quieran alcanzar. Y es que este tipo de eventos tienen sus propias características y una organización diferente a los presenciales.
¿Qué ventajas ofrecen los eventos online?
Antes de conocer todos los detalles necesarios para llevar a cabo un evento online exitoso, hay que tener en cuenta las ventajas que este tipo de eventos tienen frente a los presenciales.
Principalmente, permiten una mayor accesibilidad ya que no es necesario desplazarse para asistir, tanto para los invitados como para las empresas expositoras. Todo ello sin importar distancias ni horarios eliminando las barreras físicas. Esto también permite que exista una mayor difusión gracias a las plataformas para eventos virtuales.
Por supuesto, trabajar en un ambiente digital permite una reducción considerable de gastos. Por un lado, los asistentes no tienen que preocuparse de buscar cómo desplazarse hasta el lugar donde se celebra el evento y, al mismo tiempo, los organizadores pueden ahorrarse tener que disponer de transporte y alojamiento para los trabajadores.
Lo más importante para organizar un evento online exitoso
Los eventos virtuales se han convertido en una solución para empresas y anunciantes que han visto la posibilidad de llegar a la población de manera rápida y sencilla incluso aunando la presencialidad y lo online gracias a los eventos híbridos.
Sin embargo, el éxito de un evento online depende de muchos factores y no sólo de que la imagen se comparta a través de una plataforma o las redes sociales. Es importante tener los objetivos claros y qué es lo que se desea conseguir: ¿informar? ¿formar? ¿fidelizar? ¿atraer a nuevos clientes? Esto ayudará a definir el evento para lograr las conversiones deseadas.
Elegir una plataforma adecuada
Asegurar el correcto desarrollo del evento online es esencial para conectar con todos los asistentes.
Actualmente existen plataformas para videoconferencias, sin embargo, es importante contar con plataformas como la de BvirtualB que permitan crear un evento online personalizado y autoadministrable para desarrollar tu proyecto con total libertad y donde se pueda interactuar con los asistentes. Debe ser una plataforma que permita reflejar la imagen de tu empresa y promocionar tus productos y servicios de acuerdo a tu campaña de marketing.
Tendrás que asegurarte de formar a todo el personal del evento para que estén familiarizados con ella y puedan trabajar en ella sin ningún problema durante el desarrollo del evento.
Promociona tu evento
De nada sirve organizar cualquier evento si previamente no se le ha dado promoción para atraer al público de forma correcta a través de los canales adecuados. Esta difusión se debe realizar de acuerdo a un plan de comunicación y marketing.
Las campañas de email marketing tienen un alto impacto. A través de la creación de una landing page se pueden recoger los datos de inscripción e ir manteniendo un registro del número de personas que asistirán al evento. Igualmente, las redes sociales darán un gran empujón a la promoción, siempre y cuando sean las adecuadas para tu target y objetivos. A esto se pueden sumar campañas publicitarias en Google, medios digitales y en las redes sociales con la suficiente antelación.
Involucra a la audiencia
Una de las mejores estrategias para conseguir un evento virtual exitoso es interactuar e involucrar a los asistentes.
Durante la celebración del evento es importante presentar los contenidos de una manera dinámica y atractiva que atraiga a los asistentes de manera efectiva. A esto hay que sumar la necesidad de empatizar y generar confianza en los asistentes para hacer un evento lo más interactivo posible resolviendo todas las dudas que los asistentes puedan tener así como atender sus peticiones.
Sé capaz de solucionar problemas
Durante la celebración de cualquier evento pueden surgir diferentes inconvenientes o situaciones inesperadas que requieren de una solución rápida por parte de los organizadores. Gran parte de esta facilidad para solucionar cualquier contratiempo viene de que los trabajadores estén familiarizados con la plataforma. Igualmente, es importante saber reaccionar y solucionar cualquier problema que pueda surgir con algún asistente.
Para evitar en la medida de lo posible cualquier inconveniente, es importante realizar todas las pruebas necesarias en la plataforma de tal forma que te asegures de que todo funciona correctamente.
Importancia de revisar las estadísticas
Una gran parte de la realización de un evento exitoso recae en la capacidad de analizar todas las variables del evento durante su desarrollo.
Contar con estadísticas de cómo se ha desarrollado un evento nos ayudará a saber qué ha funcionado, qué no, qué ha salido mal y su rentabilidad. Con todos estos datos podemos tomar las decisiones adecuadas de cara a futuros eventos para garantizar que sean exitosos de acuerdo a los objetivos fijados.
Si quieres saber más acerca de las posibilidades de organizar un evento de éxito, puedes contactar con nuestro equipo y ofrecer la mejor imagen de tu empresa en cualquier evento digital.